Les archives
Les archives désignent à la fois l’ensemble des documents produits ou reçus dans le cadre d’une activité et l’institution ou le lieu qui les conserve. Elles ont trois rôles principaux : administratif, juridique et historique. Parcourons ensemble les différents aspect de la fonction Archives.
SOMMAIRE
Définition
Les archives sont définies comme l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support (papier, numérique, audiovisuel), produits ou reçus par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités.
Contrairement aux idées reçues, une archive n’est pas nécessairement ancienne. Elle désigne tout document créé comme trace d’une action et destiné à être conservé, qu’il soit courant, intermédiaire ou définitif.
Fonctions fondamentales
Les archives sont bien plus qu’un simple dépôt de documents. Elles constituent un système vital pour les individus, les organisations et la société dans son ensemble, avec une importance qui s’articule autour de plusieurs fonctions fondamentales.
Fonction de preuve et de gouvernance
Les archives sont, avant tout, des preuves. Elles justifient les droits et obligations des citoyens et des organisations, que ce soit pour un titre de propriété, un contrat ou un bulletin de salaire. Cette fonction de preuve est essentielle pour une gouvernance responsable et transparente. En documentant les décisions et les actions, elles permettent de rendre des comptes, de lutter contre la corruption et de garantir la bonne gestion des affaires publiques et privées. L’absence d’archives fiables compromettrait la démocratie elle-même.
Fonction de mémoire et d’identité
Les archives sont le patrimoine irremplaçable et la mémoire collective d’une société. Elles conservent l’héritage culturel, l’histoire des civilisations et l’identité des peuples. Comme l’a souligné François Mitterrand, elles ne sont pas ce qui reste du temps passé, mais ce que les hommes ont délibérément choisi de transmettre aux générations futures. Elles permettent de comprendre le passé, de documenter le présent et de préparer l’avenir, servant de base à la recherche historique, sociologique et scientifique.
Fonction de gestion et d’intelligence
Sur le plan opérationnel, les archives sont un outil de gestion indispensable. Elles assurent la continuité administrative en permettant de retrouver rapidement des informations cruciales, de capitaliser sur les connaissances acquises et de transférer l’expertise. Pour une entreprise, elles sont un levier d’intelligence économique, permettant d’analyser les tendances, d’éviter les erreurs passées et de renforcer sa marque. Elles optimisent les processus, réduisent les risques d’erreurs et améliorent l’efficacité.
Valeur juridique et conformité
La conservation des archives est souvent une obligation légale. Les lois imposent des durées de conservation spécifiques pour des documents comptables, fiscaux ou juridiques. L’archivage à valeur probante garantit que les documents électroniques (comme les factures dématérialisées) ont la même force juridique que leurs équivalents papier, en assurant leur intégrité, leur authenticité et leur pérennité.
Les Archives Nationales de France
Les Archives nationales sont un service à compétence nationale du ministère de la Culture qui conserve les archives des organes centraux de l’État français, ainsi que les minutes des notaires de Paris et des fonds privés d’intérêt national.
L’Archipel
Pierrefitte-sur-Seine abrite le site principal des Archives nationales, inauguré en 2013 et conçu par l’architecte Massimiliano Fuksas. Ce bâtiment, surnommé « l’archipel » ou « le coffre-fort », est reconnu comme le plus grand centre d’archives d’Europe.
Le site du 59 rue Guynemer possède une superficie utile de 66 000 m² et contient 320 km linéaires de magasins d’archives. Il conserve principalement les archives publiques postérieures à la Révolution française (1790) ainsi que les archives privées d’intérêt national.
Les principaux fonds d’archives conservés au site de Pierrefitte-sur-Seine comprennent :
Les archives publiques de la Révolution française (1790) à nos jours
provenant des administrations centrales de l’État (hors Défense et Affaires étrangères). Cela inclut les documents des différents régimes politiques du XIXe siècle, les deux guerres mondiales, l’occupation, et la Constitution de la Ve République.
Les archives privées d’intérêt national de toutes périodes
telles que celles de familles, d’associations, d’entreprises ou d’individus ayant joué un rôle important dans l’histoire de France. Cela englobe notamment des fonds sur l’histoire du communisme.
Les fonds spécifiques des ministères
comme les archives de l’Équipement, de l’Aménagement du territoire, de l’Agriculture, de l’Écologie, de l’Industrie, du Commerce, de l’Économie et des Finances.
La numérisation des documents aux Archives nationales de Pierrefitte-sur-Seine suit un processus rigoureux combinant conservation, technologie et accessibilité.
Les documents papier (chartes, registres, photographies…) sont numérisés par des restaurateurs spécialisés ou par sous-traitance, selon leur fragilité ou leur volume. Cette numérisation permet de préserver les originaux et d’offrir un accès à distance via des plateformes comme la salle des inventaires virtuelle.
Les documents numériques (e-mails, fichiers, bases de données) sont collectés directement auprès des administrations et archivés dans un système d’archivage électronique (SAE), comme le projet ADAMANT, qui garantit leur intégrité, authenticité et pérennité. Ces données sont dupliquées sur plusieurs sites pour assurer leur sécurité.
Enfin, les instruments de recherche (inventaires, répertoires) sont également dématérialisés pour faciliter les recherches à distance.
Le Quadrilatère Rohan-Soubise
L’hôtel de Soubise et l’hôtel de Rohan, situés au cœur du quartier du Marais à Paris (60 rue des Francs-Bourgeois et 58 rue des Archives), constituent le site historique des Archives nationales.
Ce complexe, dont l’origine remonte à l’hôtel de Clisson construit en 1371, abrite la plus grande collection au monde d’archives judiciaires et administratives antérieures à la Révolution française, ainsi que les minutes des notaires parisiens.
Le site se divise en deux parties principales :
L’hôtel de Soubise
Classé monument historique, il abrite le musée des Archives nationales (créé en 1867) et conserve les documents antérieurs à 1789, dont des pièces majeures comme l’édit de Nantes ou les textes constitutionnels.
L’hôtel de Rohan
Affecté aux Archives nationales en 1927, il accueille le Minutier central des notaires parisiens dans ses anciennes écuries et possède Les Chevaux du Soleil, un célèbre haut-relief sculpté par Robert le Lorrain.
Bien que le siège administratif des Archives nationales ait déménagé à Pierrefitte-sur-Seine en 2013 pour des raisons de capacité, ces deux hôtels particuliers restent le cœur historique et culturel du dépôt, abritant également des archives postérieures à 1958 précédemment conservées à Fontainebleau.
Fontainebleau
Le site des Archives nationales à Fontainebleau (également appelé Centre des archives contemporaines) conservait principalement des fonds contemporains, notamment :
Les archives publiques postérieures à 1958 émanant des administrations centrales de l’État (hors ministères de la Défense, des Affaires étrangères et des Finances), des corps constitués (Conseil constitutionnel, Conseil d’État) et d’établissements publics nationaux.
Des fonds spécifiques comme les dossiers de naturalisation (après 1930), les dossiers de carrière de fonctionnaires et les dossiers de titulaires de la Légion d’honneur.
Des archives privées d’architectes et d’autres personnalités ou associations d’intérêt national.
Des archives sur supports spécifiques dont les archives audiovisuelles (sons, images) et les archives électroniques (documents nativement numériques), pour lesquelles le site a développé une expertise via le système Constance.
Bien que dédié aux archives contemporaines, le site abritait aussi certains documents antérieurs, comme les Fonds Moscou, les archives de la IIIe République restituées par la Russie en 1994.
Cependant, le site de Fontainebleau est fermé au public depuis 2016 et ses fonds ont été transférés : le Quadrilatère Rohan-Soubise à Paris abrite désormais les archives concernant le patrimoine et le site de Pierrefitte-sur-Seine, les archives contemporaines.
En ligne
France Archives
Pour accéder aux archives nationales en ligne gratuitement, le portail principal est France Archives. Ce site centralise les recherches dans les archives publiques françaises, permettant de consulter des inventaires et des documents numérisés provenant des Archives nationales et des archives départementales.
Les Archives nationales
Le site officiel des Archives nationales propose également des ressources en ligne, notamment pour les recherches spécifiques aux fonds de l’État.
Les Archives départementales
Pour accéder aux Archives départementales en ligne, il est possible de consulter le portail national Archives départementales en ligne. Ce site propose un annuaire interactif permettant de naviguer vers les services d’archives de chaque département français (numérotés de 01 à 976), offrant un accès direct aux documents numérisés tels que les actes d’état civil, les registres paroissiaux et les recensements de population.
Il est également possible d’utiliser la carte interactive sur archives-departementales.com pour localiser rapidement les ressources de votre département de recherche généalogique ou historique.
À l’international
Les archives internationales désignent à la fois les organismes de coopération qui standardisent et préservent le patrimoine archivistique mondial, et les fonds documentaires produits par les organisations internationales.
Principaux organismes et initiatives
Conseil international des archives (ICA)
Fondé en 1948 et basé à Paris, c’est l’organisation non gouvernementale de référence. Elle réunit plus de 1 400 membres institutionnels dans 190 pays et promeut la préservation, l’accès et les normes de gestion des archives à l’échelle mondiale.
Archives Internationales d’Histoire des Sciences (ARIHS)
Organe officiel de l’Académie Internationale d’Histoire des Sciences, cette revue scientifique publie deux fois par an des études sur l’histoire, l’épistémologie et la philosophie des sciences dans six langues.
Portail International Archivistique Francophone (PIAF)
Une plateforme de coopération entre professionnels francophones partageant connaissances et compétences en archivistique.
Archives des organisations internationales
Archives des Nations Unies
Gérées par la Section des archives et de la gestion des documents (ARMS), elles couvrent les secrétariats généraux, les départements du Secrétariat, les missions de maintien de la paix et les organisations prédécesseurs. Elles sont accessibles en ligne et dans la salle de lecture du siège à New York.
Guide des archives des Organisations internationales
Un projet commun mené par l’UNESCO et l’ICA (via sa Section des organisations internationales) visant à faciliter l’accès des chercheurs aux fonds d’archives des organisations internationales, sources essentielles de l’histoire contemporaine et des relations internationales.
Risques de la dématérialisation
La dématérialisation des archives, bien que présentant des avantages, comporte malgré tout plusieurs risques majeurs :
Cybersécurité
Les archives numériques sont des cibles de choix pour les cybercriminels (ransomwares, piratage, phishing), exposant les données sensibles à la perte, au vol ou au chantage.
Obsolescence technologique
L’évolution rapide des formats de fichiers, des logiciels et des supports de stockage peut rendre les documents illisibles à long terme, menaçant leur accessibilité et leur pérennité.
Dépendance technologique
L’accès aux archives dépend de l’intégrité des systèmes informatiques. Une panne, un dysfonctionnement ou une perte de courant peut bloquer l’accès aux données.
Fragilité des supports
Contrairement au papier qui peut durer des siècles, les supports numériques (disques durs, clés USB) ont une durée de vie limitée et sont sensibles à la corruption des données.
Gestion des métadonnées
L’absence de métadonnées précises (informations sur le document) rend difficile, voire impossible, la recherche et la compréhension des fichiers à long terme.
Garantie d’authenticité des archives numériques ?
L’authenticité des archives numériques se veut garantie par une combinaison de technologies et de procédures rigoureuses :
Signature électronique
Elle lie le document à l’identité du signataire. Pour une valeur juridique maximale, la signature électronique qualifiée (eIDAS) est utilisée, émise par un prestataire de confiance.
Horodatage électronique
Ce sceau électronique atteste de l’existence d’un document à une date et une heure précises et prouve qu’il n’a pas été modifié depuis. L’horodatage qualifié bénéficie d’une présomption de fiabilité.
Fichier de preuve
Il s’agit d’un dossier technique qui archive tous les éléments du processus de signature (identité du signataire, certificats, horodatage, journal d’événements). Ce fichier est crucial pour démontrer la validité de la signature en cas de litige.
Archivage électronique sécurisé
Les documents signés, leur signature et le fichier de preuve sont conservés dans un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux normes (NF Z42-013, ISO 14641-1). Ce système garantit l’intégrité, la lisibilité et l’accessibilité des documents sur le long terme.
Extension LTV (Long-Term Validation)
Pour préserver la valeur probante sur des décennies, les éléments de validation (comme les certificats expirés) sont intégrés au document et l’horodatage est régulièrement renouvelé.
Normes pour l’archivage légal
Les normes principales pour l’archivage légal, notamment en France, sont les suivantes :
NF Z42-013
C’est la norme française de référence pour l’archivage électronique légal. Révisée en 2020, elle définit les exigences techniques, organisationnelles et de sécurité pour la conception et l’exploitation d’un Système d’Archivage Électronique (SAE). Elle garantit l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents numériques.
ISO 14641
C’est la norme internationale équivalente à la NF Z42-013, issue de sa traduction. Elle s’applique aux systèmes d’information destinés à la conservation intégrale de documents électroniques, assurant leur authenticité et leur accessibilité à long terme.
NF 461
Il s’agit d’une certification (et non d’une norme obligatoire) qui atteste qu’un SAE est conforme aux exigences de la norme NF Z42-013. L’obtention de cette marque est un gage fort de fiabilité et de valeur probante.
RGPD
Bien qu’il ne soit pas une norme d’archivage à proprement parler, le Règlement Général sur la Protection des Données impose un cadre strict pour la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles, influençant directement les pratiques d’archivage.
9 JUIN
JOURNÉE INTERNATIONALE DES ARCHIVES
La Journée internationale des archives a été instaurée par le Conseil international des archives (ICA) en 2008 (décidée lors de l’assemblée générale de 2007) afin de sensibiliser le public au rôle essentiel des archives et de valoriser le travail des archivistes.
La date du 9 juin a été choisie en référence à l’anniversaire de la création de l’ICA sous les auspices de l’UNESCO, le 9 juin 1948.
Objectif
Faire connaître l’importance des archives pour la mémoire collective, la transparence administrative et la gouvernance.
Événements
Portes ouvertes, conférences, webinaires et expositions sont organisés mondialement par les institutions archivistes.
Semaine associée
Depuis 2019, cette journée s’inscrit dans la Semaine internationale des archives (IAW), prolongeant les célébrations sur plusieurs jours.